Ein Adressbroker übt die Dienstleistung der Generierung, Aufbereitung und Anreicherung von Adress-Daten für Marketingzwecke aus. Professionelle Adresshändler verkaufen qualifizierte und hochwertige Datenbanken mit Firmenadressen, um Unternehmen bei der Neukundenakquise optimale Unterstützung zu bieten.
Datengenerierung
Die Grundlage einer guten Datenbank wird von zahlreichen, öffentlichen Quellen gebildet. Solche Quellen sind beispielsweise das Handelsregister oder Unternehmensverzeichnisse. Je nach Aufbau einer dieser Datenbanken werden komplexe, technische Mechanismen entwickelt. Dadurch können Informationen korrekt und effizient gewonnen werden. Manuelle Proben und zahlreiche Tests garantieren exzellente Ergebnisse.
Konkrete Prüfziele sind hier vor allem die Branchenzuordnung, Stichwortzuordnungen und Angaben, wie der Firmenname und die Anschrift. Zusatzkriterien, wie die Telefonnummer, Webseiten, Ansprechpartner, etc. werden ebenfalls generiert.
Sofern alle Tests zufriedenstellende Ergebnisse geliefert haben, können die Informationen in eine Datenbank übertragen werden.
Aufbereitung der Datenbank
Nachdem viele Datenbanken durch unterschiedliche Quellen generiert wurden, werden sie zu einem großen Paket zusammengeführt. Dieses Paket kann teilweise gigantisch sein und mehrere zig-Millionen Datensätze enthalten.
Nun folgt das Formatieren der Informationen in sinnvolle, leicht zu verarbeitende Adress-Daten. Jeder Adressbroker arbeitet hier mit einem hauseigenen Aufbau. Das gängigste Format ist Microsoft Excel, wobei teilweise andere Formatierungen zusätzlich ausgeliefert werden.
Die wichtigsten Angaben sind der Firmenname und die Anschrift. Die zweite Priorität ist immer die Branchenbezeichnung bzw. Stichwortzuordnung, um die Unternehmen zuverlässig einem oder mehreren Gewerben zuordnen zu können. In manchenFällen wird eine Eingrenzung nach Branchen nicht benötigt, wenn beispielsweise allgemeine Dienstleistungen beworben werden sollen, allerdings kann die Ausfilterung der Konkurrenz mit Hilfe der Branchenzuordnung dennoch nützlich sein. Für viele werbetreibende Unternehmen ist die Branche enorm wichtig, da hiermit die Zielgruppe genau eingegrenzt werden kann. Mit zusätzlichen Stichworten lassen sich potentielle Neukunden fein differenzieren und selektieren.
Zur weiteren Aufbereitung der Datenbank werden außerdem sehr gewissenhafte Überprüfungen nach Dubletten durchgeführt.
Der letzte Feinschliff sind die sinnvolle Formatierung und Sortierung von Zusatzkriterien, wie die Telefonnummer oder der Ansprechpartner. Das Hinzufügen einer Serienbriefanrede mit dem entsprechenden Ansprechpartner ist ein Qualitätsstandard. Auch die Anpassung der Länge des Firmennamens gehört zur serienbriefkompatiblen Bearbeitung.
Aktualitätsprüfung
Bei professionellen Adressbrokern folgt die Aktualitätsprüfung der so generierten Adressen. So kann verifiziert werden, ob eine verwendete Quelle aktuell ist oder zu viele veraltete Datensätze enthält.
Für diesen Zweck werden stetig neue Prozesse entwickelt. Im ersten Schritt wird die Datenbank gegen Insolvenzen oder Änderungen im Handelsregister abgeglichen, zum Beispiel Umzüge, Umfirmierungen oder neue Ansprechpartner. Betroffene Daten werden geändert oder herausgefiltert. Eine weitere Möglichkeit falsche Adressen zu erkennen ist die Plausibilitätsprüfung. Damit wird festgestellt, ob eine Anschrift in ihrer Kombination von Straße und Postleitzahl existent ist. Referenzlisten dafür stellt oft die Deutsche Post zur Verfügung.
Des Weiteren sind telefonische Stichproben durch Mitarbeiter und natürlich auch das Kundenfeedback Standard-Verfahren.
Anreicherung der Daten mit relevanten Informationen
Um die Zielgruppenanalyse und das Marketing von Kunden weiter optimieren zu können die Adressdaten mit zusätzlichen Informationen angereichert werden. Beispielsweise sind spezifische Ansprechpartner eine gute Möglichkeit das eigene Post- oder Telefonmarketing zu verbessern. Ansprechpartner in bestimmten Positionen ermöglichen die individuelle Gestaltung von Marketingmaßnahmen.
Um die Zielgruppe noch besser eingrenzen zu können, ist die Selektion nach bestimmten Unternehmensgrößen essentiell. So können Produkte speziell für kleinere Firmen konzipiert sein und ab einer bestimmten Mitarbeiteranzahl nicht mehr interessant sein, oder auf große Konzerne abgezielt sein, die über ein gewisses Budget verfügen. Unter Umständen können auch Webseiten und Email-Adressen Bereicherungen für Marketingaktionen sein. Eine kurze Online-Recherche oder aussagekräftige Informationen per Email helfen die optimale Neukundenakquise zu gestalten.
Zusammenfassend werden zahlreiche Mechanismen und Methoden angestrengt, um Firmen mit individuell selektierten und angereicherten Adressen zu beliefern.